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Aide à la création des budgets des équipes

But​

Ce document à pour but d’aider les équipes à créer leur budget annuel.

Général​

Ce document regroupe les conseils, les recommandations et les bonnes pratiques encouragées par l’ASJ.

En plus d’être une aide pour la conception d’un budget, ce document permet de répondre aux questions d’ordre général comme :

  • Puis-je organiser un souper payé par l’ASJ après le camp sizenier ?
  • Est-ce que je peux louer une salle pour cette réunion ?
  • Par quel budget est-ce que les cartes de vœux de fin d’année sont-elles payées ? etc.

Il permet également la réalisation de budgets cohérents en uniformisant les frais de fonctionnement généraux ainsi que les frais communs des équipes. Par exemple et quelque soit l’équipe, les mêmes bases pourront être utilisées pour budgétiser le souper d’équipe ou le montant des cadeaux des membres sortants.

Fonctionnement​

Chaque équipe propose son budget au caissier. Les budgets sont mis en commun, discutés au comité, puis avec la MC (en cas de besoin) et finalement intégrés au budget de l’ASJ. Le budget est finalement validé à l’AD.

Échéancier pour la création des budgets :

  • 31 octobre : délai pour l’envoi des budgets des équipes. En cas de retard, le caissier fait lui-même le budget en se basant éventuellement sur les années précédentes.
  • Durant le mois de novembre : le caissier agrège les budgets et ils sont discutés avec le comité.
  • Entre fin novembre et début décembre : le budget agrégé est, si besoin, discuté avec la MC et adapté en conséquence.
  • Fin décembre ou début janvier : le budget est finalisé et transmis au comité et à la MC.

Documents​

Les documents suivants sont mis à disposition et doivent être utilisés. Cela dans le but d’uniformiser les budgets et de simplifier leur traitement :

  • Un budget par équipe / entité
  • Un budget type pour un camp
  • Un budget type pour une activité ou les autres besoins

Ces documents sont disponibles à ce lien.

La formation possède ses propres documents pour l’élaboration du budget des cours de formations.

Répartition des dépenses​

Afin de permettre une répartition claire des dépenses dans les comptes de l’ASJ, toutes les dépenses d’un membre de la MCE sont remboursées par le compte de l’équipe ou de l'entrée qu’il représente.

Exemples :

  • Tous les frais de transport des membres du Programme sont à inclure dans le budget du Programme, même quand il s’agit de la participation à une TRIM ou à l’AD.
  • Les frais de transport du responsable d’équipe pour se rendre à une TRIM sont à inclure dans le budget de son équipe.
  • Les frais de transport des RCs pour les TRIM, les rencontres des RGs, les réunions du Comité, etc. sont à budgétiser dans le budget des RCs.

Sauf mention contraire, tous les frais relatifs à une équipe sont inclus dans son budget :

  • Transports
  • Activités (Godasse d’or, etc.)
  • Camps (RPs, Sizeniers, etc.)
  • Frais de réunions

Une attribution détaillée de la répartition des dépenses dans les différentes équipes et activités de l’ASJ est disponible dans le document "Structure des budgets de l’ASJ".

Recommandations de budgétisation​

Chaque équipe à la possibilité d’organiser un souper ou une activité de fin d’année pour ses membres.

Un souper avec les organisateurs des camps (Sizeniers, RPs, etc.) peut être organisé. Il doit être prévu dans le budget du camp.

Montants types​

Dans un but d’uniformisation et d’aider les équipes à prévoir leur budget annuel, certains montants types sont suggérés :

  • Pour un repas ou une activité d’équipe annuelle env. 20 CHF / personne
  • Pour une boisson env. 4 CHF / personne
  • Pour un cadeau à un membre sortant
    • Hors comité et MC : env. 10 CHF / année de mandat et maximum 50 CHF
    • Comité et MC : env. 30 CHF / année de mandat et maximum 100 CHF

Remarques​

Les budgets sont créés en fin d’année pour l’année suivante. Il est donc nécessaire de penser à budgétiser toutes dépenses (les activités, les projets, etc.) prévues pour l’année à venir.

Il faut également noter que l’AD valide formellement les budgets en mars, il sera ainsi compliqué de dépenser de gros montants durant les 3 premiers mois de l’année. Les gros projets qui engendreront des budgets importants devront donc être prévus et budgétisés bien à l’avance.

Selon l’article 42 lettre h) des statuts de l’ASJ, le Comité est en mesure d’autoriser des dépenses exceptionnelles sur demande de la MC, à hauteur de 3 fois 1’000 CHF par année. Les éventuelles demandes doivent être faites dans un délai raisonnable avant l’activité, par écrit et être appuyées par des explications claires et un budget.

Cette possibilité n’exempte pas les équipes de la préparation et du respect de leur budget annuel et reste utilisée de manière exceptionnelle.

Version : novembre 2022