Politique de remboursement
But
Cette directive a pour but de définir les règles applicables aux membres de la maîtrise et ses équipes, ainsi que le comité de l'ASJ en matière de remboursement des frais, dans le but d'homogénéiser les pratiques. Son établissement, son maintien et sa révocation sont de la responsabilité du comité (en application des statuts).
Principes
Les membres des maîtrises et du comité de l'ASJ sont bénévoles. Il va de soi que cette activité est importante et primordiale pour le fonctionnement et la vie de l'association ne doit pas se faire à leur préjudice pécuniaire.
Toutefois, les ressources de l'association doivent être utilisées avec parcimonie afin de garantir la longévité de celle-ci et une utilisation conforme aux statuts et à la mission. Ainsi, il est attendu de chaque membre ou maîtrise une recherche permanente d'optimisation des dépenses.
Le scoutisme forme des adultes responsables, autonomes et consciencieux qui n'auront par conséquent aucune difficulté à respecter les principes énoncés dans cette directive.
Organisation
Le caissier de l'ASJ applique et fait appliquer la présente directive avec rigueur et bon sens, en mettant à disposition un formulaire de demande de remboursement.
Il répond aux éventuelles questions. En revanche, sa responsabilité n'inclut pas de s'assurer que les frais personnels des membres des maîtrises lui ont été adressés.
Les membres des maîtrises de l'ASJ, ont la responsabilité personnelle de gérer leurs propres dépenses en application des principes énoncés, et d'adresser leurs demandes de remboursements claires et complètes, en temps et en heure au caissier.
La facturation des frais se fera au moyen de l'exemplaire du formulaire de demande de remboursement qui se trouve dans les "documents types" de l'ASJ, dûment complété et auquel seront jointes les diverses quittances y relatives.
Les frais facturés non supportés par une quittance valable ne seront en principe pas remboursés. Toutefois, la décision sera laissée à la libre appréciation du caissier.
Cette exception devra faire l'objet d'une comptabilisation dans un compte de charge ad-hoc, présenté dans le compte de résultat de l'année. Il sera contrôlé par les réviseurs désignés, et approuvé avec les comptes annuels de l'association par l'assemblée des délégués.
Allocation des frais
Il s'agit ici de distinguer les frais engendrés par les tâches ordinaires des maîtrises, les charges imputables à une activité spécifique organisée par les maîtrises, et les activités spécifiques des membres dans le cadre de leur fonction.
Pour des raisons pratiques, il peut arriver qu'une comptabilité temporairement séparée soit tenue pour des activités spécifiques organisées par l'association (cours de formation, journées cantonales, ...). Celle-ci est remise en intégralité au caissier après l'activité. Toutes les dépenses remboursées aux membres dans ce cadre doivent respecter les principes énoncés dans cette directive.
Pour toutes les autres situations de dépenses, réunion de maîtrise, participation à une formation, assemblée du MSDS. Le demandeur veillera à mentionner la raison de la dépense, pour que celle-ci puisse être correctement imputée dans la comptabilité.
En règle générale, les dépenses effectuées par un membre de l’ASJ sont comptabilisées dans le compte de l’équipe ou de l'entité qu’il représente.
Dans certaines circonstances, il peut arriver qu'une dépense future dépasse les moyens financiers des membres des maîtrises. Dans ce cas, une demande d'avance de maximum CHF 500, motivée, chiffrée et écrite, pourra être présentée au caissier et aux responsables cantonaux dans un délai raisonnable de 2 semaines. Celui-ci sera seul compétent pour la décision d'entrée en matière. Si les dépenses engagées n'atteignent pas le montant avancé, le solde devra être intégralement retourné à la caisse de l'association dans un délai de 30 jours après la fin de l'activité. S'agissant de la comptabilisation, le montant de l'avance devra être clairement mentionné en diminution des dépenses (montant négatif) sur le formulaire de demande de remboursement; une copie de la demande écrite y sera jointe.
Le caissier dispose du droit le plus étendu pour obtenir tout complément de justification des dépenses présentées.
Transport
L'utilisation des transports publics et ou du covoiturage sera privilégiée. L'utilisation d'un véhicule motorisé sera autorisée pour le transport de matériel encombrant dans des endroits inaccessibles en transports publics.
Selon les us et coutumes des organisations en Suisse, l'acquisition d'un abonnement 1/2 tarif est à la charge du demandeur, partant du principe qu'il peut en avoir l'utilité dans sa vie privée. L'association prendra en charge les transports en demi-tarif 2ème classe.
En ce qui concerne le remboursement des trajets pour les personnes au bénéfice d'un abonnement général ou équivalent (Voie 7), il y a lieu de prouver la possession dudit abonnement (quittance de paiement) et de la joindre à la première demande de remboursement de l'année.
Le remboursement des frais de véhicule se fait sur base des quittances de carburant. En cas de doute le caissier pourra demander une justification des kilomètres parcourus et choisir un remboursement au tarif de CHF 0.50 par kilomètre.
Repas
Les frais de repas (hors camps ou cours) ne sont, en principe, pas pris en charge. Il est cependant possible de prévoir et budgéter un repas pour certaines activités de l’ASJ comme la TRIM ou la réunion des RCs.
La maîtrise et les équipes peuvent prévoir une sortie annuelle / un souper de fin d’année qui sera financée pour peu que le coût n'en soit pas excessif.
Les boissons alcoolisées ne sont pas remboursées. C’est également la cas pour une bouteille de vin qui accompagnerait un souper d’équipe.
Exceptionnellement, l’ASJ peut rembourser des boissons alcoolisées (bières, vin) en quantité raisonnable pour l’apéro et le souper de l’AD. Dans l’idéal, faire une cagnotte et vendre des bières supplémentaires à prix coûtant tout au long de la soirée.
Matériel
Le matériel acheté dans le cadre d'activité ou de la fonction est remboursé. Par contre, il doit être rendu au départ du membre, pour peu qu'il n'ait pas été consommé intégralement, car il reste la propriété de l'association.
Formation des cadres ASJ
L’ASJ rembourse les cours de formation (dès le PANO) à la condition que le responsable soit investi au niveau cantonal ou qu’il souhaite s’y investir dans un futur proche.
Les éventuels cours ou frais de transport qui seraient pris en charge par le MSdS ou J+S ne seront pas remboursés.
Restrictions
Sauf cas spéciaux, l’ASJ ne rembourse pas les trajets ni les dépenses des personnes externes à la MCE.
Délais de facturation
Pour des raisons comptables, les frais concernant un exercice comptable doivent être imputés dans cette période. De ce fait, les membres ont la responsabilité de faire parvenir leurs dépenses à temps, soit au plus tard 1 mois avant la date de clôture des comptes. Cette date peut être obtenue auprès du caissier de l'association.
Contestation
En cas de contestation d'une décision du caissier, le comité peut être saisi. Pour des raisons d'indépendance, le caissier ne siègera pas lors de la décision, mais il sera entendu au même titre que le demandeur. Les décisions du comité en la matière sont irrévocables.
Version : novembre 2022