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Suivi des dépenses des équipes

But​

Ce document explique comment les responsables d’équipe peuvent suivre les dépenses de leur équipe au fil de l’année.

Général​

Les responsables des équipes sont responsables de suivre et de gérer les dépenses de leur équipe en respectant le budget qui a été validé par l’assemblée des délégués.

Il est recommandé d’effectuer un suivi des dépenses effectives (comptabilité) des différentes activités et camps de l’équipe.

Fonctionnement​

Pour qu’un suivi des dépenses soit possible, le caissier fait deux reporting des dépenses par année aux mois de mai et d’octobre.

Ces deux reportings font suite aux délais pour la remise des notes de frais.

Voici le calendrier complet :

  • 31 janvier : Délai pour les demandes de remboursement, dernier délai pour l’année précédente
  • Mars : AD, validation des budgets
  • 30 avril : Délai pour les demandes de remboursement
  • Mai : Reporting des dépenses
  • 30 septembre : Délai pour les demandes de remboursement
  • Octobre : Reporting des dépenses

Le responsable de l’équipe est en copie de toutes les demandes de remboursements transmises au caissier. Il lui est ainsi possible d’avoir une vision globale des dépenses effectuées par son équipe tout au long de l’année.

Il est également possible de contacter le Caissier en tout temps pour obtenir des informations supplémentaires.

Version : novembre 2022